Legitimații angajați: cum le tipărești în firmă, pas cu pas

Ce date apar pe legitimație

Pune pe card doar ce ajută la recunoaștere și la citirea automată: fotografia, numele, funcția sau departamentul, sigla firmei și un cod cu numărul intern. Restul datelor rămâne în programul de resurse umane.

• Fotografia: color, pe fundal uniform, cu aceeași încadrare la toți angajații.
• Numele și prenumele: cu cel mai mare corp de literă de pe card, ca paznicul să le citească fără să ia cardul în mână.
• Funcția sau departamentul: util la recepție, în spitale, în fabrici și la evenimente.
• Codul de bare sau QR: numărul de marcă al angajatului, pentru pontaj, cantină sau împrumutul de echipamente.
• Data de expirare: obligatorie pentru colaboratori, contracte pe durată determinată și vizitatori.

Nu trece pe card CNP-ul, adresa sau data nașterii. Pe un card pierdut, aceste date ajung la oricine îl găsește, iar pentru identificare nu folosesc la nimic. Pentru cod, Code 128 ține un număr de marcă pe o lățime mică, iar QR-ul încape într-un colț; vezi diferențele în ghidul despre tipurile de coduri de bare.

Formatul și grosimea cardului

Legitimația de angajat are de obicei formatul CR80, adică formatul ID-1 din standardul ISO/IEC 7810: 85,60 × 53,98 mm, cât un card bancar, cu grosimea nominală de 0,76 mm (30 mil) și colțuri rotunjite.

Standardul ISO/IEC 7810 definește patru mărimi de carduri de identificare. ID-1 e cel pe care îl primesc toate imprimantele de carduri de birou, suporturile de ecuson și cititoarele cu fantă. Cardurile mai subțiri, de 0,50 mm, costă mai puțin, dar se îndoaie ușor la purtarea pe șnur.

Alege 0,76 mm pentru legitimațiile cu fotografie. E grosimea primită de toate cele patru imprimante de carduri de pe site: Evolis Zenius 2 lucrează cu 0,25–0,76 mm, Primacy 2 cu 0,25–1,25 mm, Zebra ZC300 cu 0,25–1,02 mm, iar Edikio Access cu 0,5–0,76 mm.

Hotărăște orientarea înainte de șablon. Varianta verticală stă drept pe șnur și lasă loc unei fotografii mai mari. Varianta orizontală se potrivește suporturilor cu clips și cardurilor de acces folosite și la ușă. Fă fanta pentru șnur pe latura scurtă la cardul vertical și pe latura lungă la cel orizontal.

Echipamentul necesar

Îți trebuie o imprimantă de carduri cu sublimare direct pe card, carduri PVC albe, un ribon YMCKO și un kit de curățare. Diferențele dintre modele țin de viteză, de capacitatea alimentatorului și de posibilitatea de a trece mai târziu la tipărire pe două fețe.

Vitezele vin din fișele Evolis și Zebra, cu ribon YMCKO. Toate trei tipăresc la 300 dpi, de la o margine la alta a cardului. Evolis Edikio Access, a patra imprimantă din categoria de imprimante de carduri, e monocromă și e făcută pentru etichete de preț, nu pentru legitimații cu poză.

Consumabilele

Ia carduri albe de 0,76 mm din categoria de carduri PVC (Evolis C4001 sau Zebra Premier 104523-111) și ribonul potrivit generației imprimantei. Pentru Zenius 2 și Primacy 2, ribonul color este Evolis R5F202E100, cu 200 de imprimări. Pentru ZC300, Zebra listează cartușe YMCKO de 200 și 300 de imagini, cartușe ½ YMCKO de 400 de imagini și ribon negru monocrom de 2.000.

De la șablon la card, pas cu pas

Pornește de la lista angajaților și de la fotografii, fă un singur șablon în programul de machetare, tipărește un card de probă și abia apoi tot lotul. Pașii de mai jos merg la orice imprimantă de carduri.

1. Exportă lista din programul de resurse umane în Excel sau CSV: nume, funcție, departament, număr de marcă, data de expirare.
2. Fotografiază angajații în aceleași condiții: fundal deschis și uniform, aceeași distanță, aceeași lumină. Denumește fiecare fișier după marcă (de exemplu 0142.jpg), ca programul să lege poza de rândul din listă.
3. Construiește șablonul: câmpuri fixe (sigla, culorile firmei) și câmpuri variabile (nume, funcție, poză, cod). Lasă 3–4 mm liberi în jurul zonei în care vei face fanta pentru șnur.
4. Setează driverul: tipul ribonului, orientarea și, dacă imprimanta știe, fața verso.
5. Tipărește un card de probă: verifică tonurile pielii, alinierea și dacă un cititor sau telefonul citește codul din prima.
6. Tipărește lotul și ține cardurile doar de margini.
7. Predă legitimațiile pe bază de semnătură și notează în registru numărul fiecărui card emis, ca să știi ce blochezi când unul se pierde.

Programul de machetare

La Evolis Zenius 2 și Primacy 2, programul vine sub forma licenței ID-ALL Starter Edition. Conform paginii Evolis despre ID-ALL, ediția Starter are o bază de date internă limitată, iar legătura cu fișiere Excel, CSV sau TXT începe de la ediția Standard. Dacă emiți legitimații pentru zeci de oameni deodată, ia în calcul trecerea la Standard. Pachetul Zebra ZC300 de pe site nu include program de machetare; acesta se alege separat.

Rezoluția fotografiei

La 300 dpi, imprimanta pune 11,8 puncte pe milimetru, deci o fotografie de 25 × 32 mm pe card are nevoie de cel puțin 295 × 378 de pixeli. Folosește poze de două ori mai mari, ca să ai loc de decupare.

Calculul e simplu: înmulțește dimensiunea în milimetri cu 11,8. Fișa tehnică Zebra ZC300 dă pentru tot cardul o imagine de 1006 × 640 de pixeli, adică suprafața întreagă a unui CR80 la 300 dpi. O poză făcută cu orice telefon recent depășește cu mult aceste valori.

Problemele reale vin din fundalurile diferite, din lumina galbenă a biroului și din încadrările la întâmplare. Pune un perete deschis la culoare, o lumină frontală difuză și un semn pe podea pentru poziția angajatului. Salvează pozele JPG sau PNG, fără filtre, decupate toate la raportul din șablon.

Când e nevoie de laminare

Pentru majoritatea legitimațiilor, nu. Ultimul panou al ribonului YMCKO, panoul O (overlay), pune peste tipar un strat transparent care protejează culorile la purtarea zilnică.

Evolis dă pentru stratul de protecție al riboanelor sale YMCKO o grosime de 1,1 microni și o durată de folosire a cardului de până la 3 ani. Zebra are pentru ZC300 un ribon cu durată lungă (long life), care adaugă un strat mai rezistent și, după fișa Zebra, ține cardul trei până la cinci ani.

Laminarea propriu-zisă pune peste card o folie sau un film mai gros, uneori cu hologramă. Merită la legitimațiile purtate mulți ani, la cardurile frecate des prin cititoare cu fantă și acolo unde contează protecția împotriva falsificării. Ea cere o imprimantă cu modul de laminare: Evolis listează pentru Primacy 2 modulul CLM, pentru una sau ambele fețe, ca opțiune.

În firmă sau la tipografie

Tipărește în firmă dacă angajezi des, schimbi funcții sau ai nevoie de carduri în aceeași zi. Comandă la tipografie dacă faci o dată pe an un lot mare de carduri identice, fără date variabile.

În firmă, consumabilele costă aproape la fel pe fiecare card, iar prețul imprimantei se împarte la numărul de carduri tipărite în anii ei de folosire. La câteva carduri pe an pare scumpă, la câteva sute devine o parte mică din cost. La tipografie, datele variabile (nume, poză, cod diferit pe fiecare card) cresc prețul, iar fiecare angajat nou înseamnă o comandă nouă. O imprimantă obișnuită A4 nu e o alternativă reală: legitimația pe hârtie plastifiată nu are formatul exact CR80, nu intră bine în cititoarele cu fantă și nu poate avea cip sau bandă magnetică.

Accesoriile de purtare

Ai nevoie de un mod de purtare: șnur (lanyard) cu carabină sau clips, clips cu bandă, clips retractabil (yo-yo) și, pentru protecție, un suport rigid sau moale. Alege-l după cât de des scoate omul cardul din buzunar.

• Șnurul e varianta obișnuită la birou și la evenimente. Lângă utilaje cu piese în mișcare, folosește șnururi cu sistem de desprindere, care se desfac la tragere.
• Clipsul retractabil se potrivește celor care apropie des cardul de un cititor: paznici, personal medical, magazioneri.
• Suportul rigid ține cardul drept și îi protejează tiparul. E alegerea bună când legitimația e și card de acces.
• Cardurile preperforate, cu fanta făcută din fabrică, scutesc perforatorul. Evolis are astfel de carduri în gama de consumabile.

Nu perfora la întâmplare un card de acces cu cip sau antenă. Fanta poate tăia antena, iar cardul nu mai e citit la ușă. Dacă producătorul cardului nu indică zona de perforare, pune cardul într-un suport. Cardurile de acces și cititoarele de carduri RFID cu care lucrează au regulile lor de compatibilitate, separate de tipărire. Cardurile Evolis C4001 și Zebra Premier de pe site sunt albe, fără cip și fără bandă magnetică, deci o legitimație care e și card de acces cere carduri compatibile cu sistemul de acces.

Fotografia angajatului și GDPR

Fotografia angajatului este dată cu caracter personal, deci se prelucrează după regulile din Regulamentul (UE) 2016/679: cu un temei legal, cu informarea angajatului, doar cât e nevoie și în siguranță. Principiile de mai jos nu înlocuiesc avizul responsabilului cu protecția datelor din firmă.

• Temeiul legal: ghidul EDPB 05/2020 despre consimțământ spune că, din cauza dependenței față de angajator, consimțământul angajaților este rareori liber. Stabilește alt temei din articolul 6.
• Informarea: spune-i angajatului de ce îi faci poza, unde o păstrezi și cât timp.
• Minimizarea: articolul 5 cere doar datele necesare scopului. De aceea CNP-ul și adresa nu au ce căuta pe card.
• Stocarea limitată: șterge pozele și fișierele de machetare ale celor plecați din firmă.
• Securitatea: ține pozele într-un dosar cu acces restrâns. Zenius 2 și Primacy 2 au ștergerea datelor din memorie, iar ZC300 criptează datele trimise la imprimantă.

Considerentul 51 din textul GDPR precizează că fotografiile nu sunt automat date biometrice. Devin date biometrice când sunt prelucrate cu mijloace tehnice care identifică unic persoana, de exemplu recunoaștere facială la intrare. În acel caz se aplică regulile mai stricte pentru categoriile speciale de date.

Greșeli frecvente la tipărirea în firmă

Cele mai multe probleme vin din consumabile nepotrivite, din lipsa curățării și din șabloane făcute fără probă. Se văd abia după ce tot lotul e tipărit, de aceea merită verificate înainte.

• Ribon de altă generație. Ribonul Evolis R5F002EAA e pentru Zenius și Primacy din prima generație și nu intră în Zenius 2 sau Primacy 2, care folosesc seria R5F202.
• Imprimantă necurățată. Praful de pe capul de printare lasă dungi albe pe fotografii. La Zenius 2 și Primacy 2, Evolis leagă garanția capului de curățarea la fiecare 1.000 de carduri.
• Carduri atinse pe fața de tipărire. Grăsimea de pe degete împiedică pigmentul să intre în PVC și lasă pete fără culoare.
• Cod de bare prea mic sau tăiat de fantă. Testează citirea pe cardul de probă, cu cititorul pe care îl folosești zilnic.
• Grosimea cardului setată greșit. Zenius 2 are reglaj manual, din cursor; la 0,76 mm, pune cursorul pe 0,76 înainte de încărcare.