Scannere documente
Scannere de documente pentru facturi, contracte, avize și acte de identitate, la ghișeu, în contabilitate sau la arhivarea dosarelor.
Un scanner de documente se alege după volumul zilnic și după hârtia scanată. Pentru facturi, avize și contracte în teanc contează alimentatorul automat (ADF) și scanarea față-verso dintr-o singură trecere; pentru registre legate sau acte groase trebuie un scanner plan (flatbed). Diferențele reale între modele sunt viteza, volumul zilnic declarat, detecția foilor duble și programul care face PDF căutabil.
Viteza și volumul zilnic
Viteza se dă în pagini pe minut (ppm) și, la scanarea față-verso, în imagini pe minut (ipm): un scanner de 40 ppm dă 80 ipm în duplex. Mai important e volumul zilnic recomandat din fișă. Dacă îl depășești constant, rolele de antrenare se uzează mai repede și apar blocaje. Rolele sunt piese de schimb, cu o durată declarată în număr de scanări.
Capacitatea alimentatorului, de obicei 50–100 de coli, contează la dosare lungi: un ADF mic cere reîncărcare la fiecare câteva minute.
Hârtia și documentele amestecate
Formatul. Majoritatea modelelor de birou scanează până la A4; pentru planuri, registre mari și desene tehnice există modele A3.
Documentele diferite în același teanc. Avizele subțiri, chitanțele și cărțile de vizită se amestecă des cu foi normale. Detecția cu ultrasunete a alimentării duble oprește scanarea când trag două foi deodată, ca nicio pagină să nu lipsească din arhivă. Multe scannere cu ADF primesc și carduri rigide, de exemplu acte de identitate.
Programul și arhivarea
Driverele TWAIN sau ISIS leagă scannerul de programul de arhivare sau de contabilitate. OCR-ul transformă imaginea în text, ca PDF-ul să poată fi căutat după număr de factură sau nume de client. Pentru arhivare pe termen lung se folosește formatul PDF/A (ISO 19005).
Programele de scanare pot împărți automat un teanc în documente separate după o pagină albă sau după o foaie cu cod de bare pusă între documente, ceea ce scurtează mult arhivarea dosarelor. Codurile de pe produse și etichete se citesc însă cu un scanner de coduri de bare, nu cu un scanner de documente.
Întrebări frecvente
Care e diferența dintre un scanner de documente și o multifuncțională?
Scannerul de documente trage hârtia mai repede și mai sigur, scanează ambele fețe dintr-o trecere, detectează foile duble și e făcut pentru sute sau mii de pagini pe zi. Multifuncționala ajunge pentru scanări ocazionale; la volum mare blochează mai des și e mai lentă.
Ce înseamnă OCR la un scanner?
OCR (recunoaștere optică a caracterelor) transformă textul din imaginea scanată în text editabil sau căutabil. Rezultatul obișnuit e un PDF în care poți căuta un cuvânt sau copia un paragraf. Calitatea depinde de rezoluție: pentru text normal, 300 dpi e valoarea recomandată.
Scanner portabil sau de birou?
Portabil, dacă scanezi câteva documente pe zi la client sau pe drum: e mic, se alimentează prin USB, dar trage de obicei o singură foaie odată. De birou, cu ADF, când scanezi teancuri zilnic la ghișeu sau în contabilitate.
Scanner de documente A4 sau A3?
A4 pentru facturi, contracte și acte obișnuite. A3 doar dacă arhivezi planuri, registre mari sau desene; modelele A3 sunt mai mari, mai scumpe și, la același preț, de obicei mai lente.
