Casa de marcat, imprimanta fiscală sau sistemul POS: ce îți trebuie

ADC Store nu vinde case de marcat și imprimante fiscale. În catalogul de echipamente pentru punctul de vânzare sunt piesele din jurul aparatului fiscal: unități POS, monitoare tactile, sertare de bani și afișaje pentru client, iar în categoriile vecine stau imprimantele de bonuri nefiscale și cititoarele de coduri. Cum se leagă aceste piese între ele, prin ce porturi și drivere, și cât costă un sistem întreg sunt explicate în ghidul despre componentele unui sistem POS.

Ce configurație se potrivește fiecărui tip de afacere

Tabelul e recomandarea noastră și pornește de la felul în care lucrează fiecare tip de aparat, după normele de aplicare a ordonanței privind aparatele de marcat. Dacă activitatea ta intră sau nu sub obligația de a folosi aparat fiscal (ordonanța are și excepții, la art. 2), stabilește contabilul.

Cum lucrează fiecare configurație

Normele metodologice de aplicare a OUG nr. 28/1999, aprobate prin HG nr. 479/2003, împart aparatele de marcat electronice fiscale (AMEF) în șase tipuri (art. 17). Pentru alegerea de față contează casa de marcat cu bază de date proprie, casa care se poate lega la calculator și imprimanta fiscală, care nu are program de vânzare propriu.

Casa de marcat autonomă

Casa de marcat are tastatura, afișajul, imprimanta și baza de articole în aceeași carcasă. Produsele și prețurile se programează în casă, iar rapoartele se scot tot din ea. Modelele izolate nu se pot lega la calculator, telefon sau tabletă (art. 17 lit. a din norme), deci nu depind de alt aparat ca să vândă.

Limita apare la stoc. Fiecare produs nou și fiecare preț schimbat se introduc de mână în casă, separat de evidența stocului. Capacitatea bazei de articole diferă de la model la model: cere-o distribuitorului și compar-o cu numărul de coduri din magazin, plus cele adăugate într-un an.

Unele case de marcat se pot lega la un calculator (art. 17 lit. b și f). Programul de pe calculator poate modifica și citi baza de articole a casei și poate emite documente fiscale prin ea, iar casa trebuie să lucreze autonom, indiferent dacă programul extern e pornit (art. 18 alin. 5). E o variantă de mijloc pentru magazinul care are deja un program de gestiune, dar vrea o casă care vinde și când calculatorul e oprit.

Imprimanta fiscală comandată de un program

Imprimanta fiscală conține modulul fiscal, memoria fiscală și dispozitivul de tipărire, dar nu are program de vânzare propriu. Se leagă de un calculator, de un terminal POS, de o tabletă sau de un telefon cu program dedicat, prin cablu serial, USB, rețea, Wi-Fi sau Bluetooth (art. 17 lit. e). Casierul lucrează pe ecranul programului, iar programul îi trimite imprimantei bonul calculat.

Articolele și istoricul vânzărilor stau în program, unde se pot căuta, exporta și lega de facturare. Dezavantajul e dependența: fără calculatorul sau tableta care o comandă, imprimanta fiscală nu emite bonuri. Normele leagă și programul de aparat. Imprimanta fiscală și programul de aplicație formează împreună ansamblul autorizat, iar instalarea imprimantei cu alt program decât cel avizat e interzisă (art. 18 alin. 3 și 4). Programul de vânzare nu se alege, deci, separat de imprimanta fiscală.

Sistemul POS cu program de gestiune

Sistemul POS duce aceeași idee mai departe. O unitate POS cu ecran tactil sau un calculator cu monitor tactil rulează un program de gestiune care ține stocul și prețurile, iar la restaurant și mesele cu comenzile lor. Imprimanta fiscală emite bonul fiscal, iar imprimantele nefiscale tipăresc comenzile pentru bucătărie și nota de plată. Sertarul de bani se leagă de unitatea POS sau de o imprimantă, iar cititorul de coduri și afișajul pentru client, de unitatea POS.

Gestiunea e motivul pentru care se alege configurația aceasta. Recepția introdusă la birou crește stocul, vânzarea de la casă îl scade, iar prețul schimbat o dată ajunge la toate casele. Cu o casă de marcat autonomă, aceleași mișcări se țin în două locuri.

Ce au în comun cele trei variante

Partea fiscală urmează aceleași reguli în toate configurațiile, după OUG nr. 28/1999, republicată, cu modificările ulterioare:

• Aparatele fiscale se livrează doar prin distribuitori autorizați, care asigură și service-ul (art. 1 alin. 3 și 5). Dotarea cu un aparat cumpărat din altă parte este contravenție (art. 10 lit. e).
• Distribuitorul sau unitatea lui de service instalează aparatul și transmite la ANAF formularul de înregistrare a aparatului instalat (F4102), după calendarul obligațiilor declarative pentru AMEF publicat de ANAF. Aparatele instalate se țin într-un registru național, în formă electronică, la ANAF (art. 3¹ alin. 1).
• Utilizatorul asigură conectarea aparatului la sistemul informatic al ANAF (art. 3¹ alin. 4). După ghidul ANAF de conectare a aparatelor de marcat, trecerea în profil online o face tehnicianul distribuitorului, datele pleacă automat după fiecare raport Z, iar legătura la internet de la locul de vânzare o menține utilizatorul.
• Raportul fiscal de închidere zilnică, numit raportul Z, adună totalurile zilei pe cote de TVA (art. 4 alin. 6) și se arhivează 5 ani (art. 4 alin. 8). Jurnalul electronic, cu datele tuturor bonurilor, se păstrează tot 5 ani (art. 4 alin. 5).
• Rolele aparatului fiscal sunt cele din manualul lui și trebuie să rămână lizibile pe toată perioada de arhivare (art. 4 alin. 12 lit. a și b). Rolele pentru imprimantele nefiscale se aleg după lățime și diametru, cum arată ghidul despre dimensiunile rolelor de hârtie termică.

Stabilește la cumpărare, în contract, cum anunți distribuitorul când aparatul se defectează: notificarea făcută altfel decât s-a convenit nu e valabilă (art. 1 alin. 8¹). Până la repararea aparatului, vânzările se trec într-un registru special și se dau chitanțe (art. 1 alin. 8).

Întrebările pentru furnizorul programului

La imprimanta fiscală și la sistemul POS, programul decide dacă piesele lucrează împreună. Cere răspunsurile în scris, înainte de comandă:

• Cu ce modele de imprimante fiscale lucrează programul. Normele cer ca programele legate de aparate fiscale să fie înregistrate în Biblioteca națională de programe a ICI București, cu modelele de aparate cu care lucrează (art. 18 alin. 6). Cere numele modelelor și dovada înregistrării.
• Cum se leagă imprimanta fiscală și cine instalează driverul. Legătura poate fi pe serial, USB, rețea, Wi-Fi sau Bluetooth. Întreabă care dintre ele e testată cu modelul ales și cu sistemul de operare al unității POS.
• Ce imprimante nefiscale acceptă. Pentru nota de plată și comenzile din bucătărie contează marca (Epson, Star, BIXOLON, Citizen), legătura (USB sau Ethernet) și dacă programul tipărește pe mai multe imprimante deodată.
• Unde rulează programul. Un program instalat pe calculator lucrează și fără internet; unul care rulează în browser, pe serverul furnizorului, poate opri vânzarea când pică rețeaua. Întreabă dacă are mod de lucru local.
• Cum se dă raportul Z și cine urmărește transmiterea. Întreabă dacă raportul se dă din program sau de la tastatura aparatului. Mesajele despre transmiterile eșuate apar în Spațiul Privat Virtual al firmei, după ghidul ANAF.
• Cum se actualizează programul. Programul care face parte din configurația unui aparat autorizat se poate actualiza numai după un supliment de aviz tehnic (art. 99 alin. 2 din norme). Întreabă dacă actualizările au aviz pentru modelul tău.
• Ce costă, pe componente. Licența sau abonamentul, instalarea, instruirea și asistența, plus cine răspunde la telefon când casa nu emite bonul.

Ce se întâmplă când pică internetul sau calculatorul

Aparatul fiscal nu se oprește la prima cădere a internetului. Anexa nr. 11 la norme prevede că aparatul detectează întreruperea, o notează în jurnal și lucrează independent, cu aceleași funcții, cel mult perioada maximă admisă din profilul lui (art. 7 și 8). După această perioadă, aparatul se blochează și nu mai emite bonuri. Numărul de zile rămase până la blocare se tipărește odată cu raportul Z (art. 9), iar datele netransmise se pot exporta pe un mediu de stocare extern și trimite la ANAF (art. 6).

Programul de vânzare poate ceda înaintea aparatului. Dacă rulează în browser, fără mod de lucru local, vânzarea se oprește odată cu rețeaua, chiar dacă imprimanta fiscală ar mai putea tipări. Când vânzarea depinde de internet, pune la casă o conexiune de rezervă, de exemplu un router pe rețeaua mobilă.

La căderea calculatorului, diferențele dintre configurații sunt mari. Casa de marcat autonomă nu depinde de el, iar casa legată la calculator trebuie să vândă și fără programul extern (art. 18 alin. 5 din norme). Imprimanta fiscală nu are program propriu și se oprește odată cu calculatorul sau tableta care o comandă. Dacă o singură casă ține tot magazinul, păstrează o unitate de rezervă cu programul instalat. Procedura pentru perioada în care casa nu emite bonuri stabilește-o cu distribuitorul și cu contabilul.

Costurile, pe componente

Tabelul arată ce se plătește în fiecare variantă și de unde. Prețurile ADC Store sunt cele afișate pe adc-store.ro la 16 octombrie 2026, cu TVA inclus. Aparatul fiscal și programul nu sunt în catalogul nostru; prețul lor îl dau distribuitorul autorizat și furnizorul programului.

Aparatul fiscal are oricum afișajul lui pentru client (art. 3 alin. 1 din ordonanță), așa că afișajul suplimentar rămâne opțional. Exemple de buget complet pentru cafenea, magazin și restaurant, calculate cu prețurile din magazin, sunt în ghidul despre componentele sistemului POS.

Greșeli frecvente la alegere

• Imprimanta nefiscală folosită ca fiscală. Imprimantele de bonuri obișnuite nu au modul fiscal, deci ce tipăresc nu e bon fiscal. Ordonanța interzice înmânarea altor documente care atestă plata în locul bonului fiscal (art. 1 alin. 9), iar neemiterea bonului fiscal este contravenție (art. 10 lit. c). Toate imprimantele de bonuri din ADC Store sunt nefiscale, iar la multe scrie asta chiar în denumire.
• Programul ales separat de modelul fiscal. Un program fără driver și fără înregistrare pentru imprimanta fiscală aleasă nu emite bonuri prin ea, chiar dacă imprimanta se leagă la calculator. Alege programul și imprimanta fiscală împreună, din lista furnizorului de program.
• Casa de marcat autonomă la un magazin cu mii de articole. Prețurile se țin în două locuri, în casă și în gestiune, iar fiecare modificare se face de două ori. Cu cât recepțiile sunt mai dese, cu atât crește riscul ca la casă să rămână un preț vechi.
• Aparatul fiscal cumpărat de pe un site de anunțuri. Regula distribuitorului autorizat se aplică și aparatelor folosite: aparatul unei firme care își încetează activitatea se valorifică tot prin distribuitori autorizați (art. 8 alin. 2).
• Plata cu cardul confundată cu o scutire. De la Legea nr. 317/2024, la plata cu cardul bonul se tipărește doar la cererea clientului (art. 1 alin. 2¹), dar obligația de a folosi aparatul fiscal rămâne (art. 1 alin. 1).
• Restaurant fără imprimantă pentru note. La restaurante și baruri (codurile CAEN 5610 și 5630), clientul primește înainte de bonul fiscal o notă de plată cu rubrici pentru bacșiș, între 0% și 15% (art. 2³ alin. 3). Nota poate fi tipărită din programul de casă pe o imprimantă nefiscală; verifică dacă programul are acest formular.

Când merită trecerea de la casa de marcat la un sistem POS

Semnele sunt practice. Dacă vinzi produse cu cod de bare și le cauți de mână în casă, dacă faci recepții de câteva ori pe săptămână sau dacă prețurile se schimbă des, casa autonomă te costă timp la fiecare modificare. La fel când apare a doua casă, care vinde din același stoc, sau o bucătărie care primește comenzi de la bar.

Trecerea nu înseamnă că se schimbă tot. Sertarul de bani merge mai departe dacă tensiunea lui se potrivește portului noii imprimante sau al unității POS, iar un cititor de coduri pe USB, care trimite codul ca o tastatură, lucrează cu orice program de casă. Memoria fiscală a casei scoase din uz se păstrează și se arhivează 5 ani (art. 4 alin. 9). Pașii pentru scoaterea din uz și declarațiile de depus stabilește-i cu distribuitorul și cu contabilul. Piesele noi din jurul aparatului fiscal sunt în categoria de echipamente pentru punctul de vânzare.